Mediji će ignorirati vaše priopćenje za javnost ukoliko napravite neku od sljedećih pogrešaka:
1. Priopćenje ne sadrži vijest.
2. Priopćenje se sastoji od prevelike količine teksta.
3. Priopćenje nema jasno definirane odgovore na novinarska pitanja.
4. Rečenice su nerazumljive i preduge uz veliku količinu pravopisnih pogrešaka.
5. Važna informacija je skrivena na kraju priopćenja.
6. U priopćenju nisu prilagođeni stručni termini i nisu objašnjene kratice.
7. Na kraju priopćenja nije navedeno ime i prezime niti podaci za kontakt u slučaju potrebe za dodatnim informacijama.
8. Priopćenje nije dostavljeno na vrijeme ili nije u skladu s rokovima medija.
Za uspješan odnos s medijima potrebno je imati znanje i brojne vještine. Osim komunikacijskih vještina, osobu zaduženu za odnose s medijima trebale bi krasiti sljedeće osobine:
1. Znatiželja i pozitivan pristup poslu i ljudima
2. Dobro pamćenje i izdržjlivost
3. Kreativna inteligencija
4. Poznavanje temelja psihologije
5. Sposobnost paralelnog obavljanja više radnih zadataka
6. Sposobnost donošenja razumnih odluka pod pritiskom
7. Fleksibilnost i prihvaćanje promjena u okružju
8. Sposobnost prepoznavanja trendova i prilika.
Osoba zadužena za odnose s medijima bi trebala biti posvećena poslu 100 posto. Ljudi često pogrešno izjednačavaju aktivnost i učinkovitost. Današnje doba ne trpi prosječnost stoga je potrebno slijediti sljedeća pravila:
1. Budite točni i vjerodostojni!
2. Odmah ispravite uočene pogreške!
3. Govorite jednostavnim jezikom i izbjegavajte žargon!
4. Uvijek odgovorite na upit novinara, pošaljite odgovor e-mailom ili uzvratite poziv!
5. Potrudite se pronaći ili osigurati informacije koje novinari očekuju. Ne očekujte publicitet prije nego što imate informacije koje su zanimljive za objavu.
6. Održavajte toplu, ali profesionalnu komunikaciju s novinarima!
7. Budite otvoreni koliko prilike to omogućuju!
8. Uvijek se potrudite više, ne oslanjajte se na improvizaciju!
Temelj uspješne komunikacije s medijima je kvalitetna poruka. Za kreiranje poruke potrebno provjeriti jeste li uzeli u obzir sve važne elemente:
1. U priopćenju je važno odgovoriti na pitanja: tko, što, gdje, kada i zašto (tko je subjekt, o čemu je riječ, kada se dogodilo ili kada će se dogoditi, gdje se dogodilo ili će se dogoditi, zašto je informacija važna i koje je značenje te informacije).
2. Definirajte ciljnu skupinu kome je poruka namijenjena i vijest podijelite u najviše četiri odlomka.
3. Pripremite što više dodatnog pisanog materijala koji je dovoljan za osigurate pravilno tumačenje vaše poruke.
4. Poslužite se vizualnim prikazima kada god je moguće.
5. Nemojte samo čekati poziv novinara. Budite poduzetni, iskoristite mogućnosti interneta.
6. Provjerite još jednom posjedujete li vijest koju vrijedi objaviti.
7. Najvažniji dijelovi teksta moraju se navesti na početku, a najmanje važni na kraju priopćenja.
8. Poruka mora biti kratka i pregledna, a nikako ne bi smjela sadržavati skraćenice, žargon, neobjašnjive pojedinosti niti nepotrebne superlative.
Kako biste kreirali profesionalno priopćenje, važno je da su uključeni svi potrebni elementi. Osim što morate ponuditi nove i relevantne informacije, svakako je važno da se pobrinete oko sljedećeg:
1. Navedite datum objave priopćenja.
2. Uključite kontakt pošiljatelja ili osobe zadužene za komunikaciju s novinarima.
3. Napišite vrijeme objavljivanja, odnosno naglasite ako je vijest spremna za objavu odmah ili je potrebna odgoda, ovisno o vremenu planiranog događaja.
4. Kreirajte uočljiv i atraktivan naslov koji privlači pažnju i sažima vijesti iz priopćenja.
5. Dodajte mjesto i vrijeme pisanja priopćenja.
6. Sadržaj priopćenja napišite na maksimalno 2 stranice.
7. Provjerite pravopis barem 2 puta.
8. Pošaljite e-mailom ili faksom i naknadno telefonski kontaktirajte osobu na koju je naslovljeno da provjerite je li primila priopćenje i jesu li potrebne dodatne informacije.
1. Budite točni i vjerodostojni!
2. Odmah ispravite uočene pogreške!
3. Govorite jednostavnim jezikom i izbjegavajte žargon!
4. Uvijek odgovorite na upit novinara, pošaljite odgovor e-mailom ili uzvratite poziv!
5. Potrudite se pronaći ili osigurati informacije koje novinari očekuju. Ne očekujte publicitet prije nego što imate informacije koje su zanimljive za objavu.
6. Održavajte toplu, ali profesionalnu komunikaciju s novinarima!
7. Budite otvoreni koliko prilike to omogućuju!
8. Uvijek se potrudite više, ne oslanjajte se na improvizaciju!
Temelj uspješne komunikacije s medijima je kvalitetna poruka. Za kreiranje poruke potrebno provjeriti jeste li uzeli u obzir sve važne elemente:
1. U priopćenju je važno odgovoriti na pitanja: tko, što, gdje, kada i zašto (tko je subjekt, o čemu je riječ, kada se dogodilo ili kada će se dogoditi, gdje se dogodilo ili će se dogoditi, zašto je informacija važna i koje je značenje te informacije).
2. Definirajte ciljnu skupinu kome je poruka namijenjena i vijest podijelite u najviše četiri odlomka.
3. Pripremite što više dodatnog pisanog materijala koji je dovoljan za osigurate pravilno tumačenje vaše poruke.
4. Poslužite se vizualnim prikazima kada god je moguće.
5. Nemojte samo čekati poziv novinara. Budite poduzetni, iskoristite mogućnosti interneta.
6. Provjerite još jednom posjedujete li vijest koju vrijedi objaviti.
7. Najvažniji dijelovi teksta moraju se navesti na početku, a najmanje važni na kraju priopćenja.
8. Poruka mora biti kratka i pregledna, a nikako ne bi smjela sadržavati skraćenice, žargon, neobjašnjive pojedinosti niti nepotrebne superlative.
Kako biste kreirali profesionalno priopćenje, važno je da su uključeni svi potrebni elementi. Osim što morate ponuditi nove i relevantne informacije, svakako je važno da se pobrinete oko sljedećeg:
1. Navedite datum objave priopćenja.
2. Uključite kontakt pošiljatelja ili osobe zadužene za komunikaciju s novinarima.
3. Napišite vrijeme objavljivanja, odnosno naglasite ako je vijest spremna za objavu odmah ili je potrebna odgoda, ovisno o vremenu planiranog događaja.
4. Kreirajte uočljiv i atraktivan naslov koji privlači pažnju i sažima vijesti iz priopćenja.
5. Dodajte mjesto i vrijeme pisanja priopćenja.
6. Sadržaj priopćenja napišite na maksimalno 2 stranice.
7. Provjerite pravopis barem 2 puta.
8. Pošaljite e-mailom ili faksom i naknadno telefonski kontaktirajte osobu na koju je naslovljeno da provjerite je li primila priopćenje i jesu li potrebne dodatne informacije.
Nakon što je priopćenje napisano, još jednom analizirajte kvalitetu cijelog dokumenta:
1. Provjerite je li prored u tekstu 2 ili 1,5.
2. Provjerite je li font ujednačen u cijelom priopćenju.
3. Analizirajte je li priopćenje dovoljno pregledno.
4. Provjerite je li naslov dovoljno uočljiv i zanimljiv.
5. Pitajte se je li priopćenje važno i zašto čini medijski zanimljivu vijest.
6. Provjerite kojim činjenicama ili istraživanjima možete potkrijepiti informacije u priopćenju.
7. Provjerite podlogu vaše vijesti, odnosno definirajte kojeg stručnjaka ili ključnu osobu možete citirati.
8. Analizirajte je li potrebno prikupiti dodatne informacije, vizuale ili priloge uz priopćenje.
Za uspješnu distribuciju priopćenja za javnost, napravite sve potrebne predradnje kako ne biste bili u stresu prije samog slanja:
1. Napravite kvalitetan popis svih novinara i njihovih područja tj. tema koje pokrivaju s kontaktima.
2. Popis novinara redovito ažurirajte.
3. Saznajte na koji način pojedini novinar želi da mu distribuirate informacije.
4. Saznajte rokove izlaženja ili važne datume u svim medijima kako biste mogli pratiti dinamiku izlaska vijesti i kontaktirati ih u odgovarajuće vrijeme.
5. Ovisno o donositeljima odluka, raspitajte se na vrijeme koliko ranije je potrebno dostaviti vijest.
6. Nakon konferencije za novinare ili događaja kojeg želite da poprate, dostavite sve materijale novinarima koji nisu stigli doći na konferenciju.
7. Ukoliko ste obećali poslati dodatne materijale, obavite to prije definiranih rokova u pojedinim medijima.
8. Sačuvajte sva priopćenja za javnost i vodite preciznu evidenciju kontakata, rezultata, dogovora i ostalih detalja za ostvarenje uspješnije suradnje na budućem projektu.
U današnjem vremenu sve su češće krizne situacije. O mogućim reakcijama u vremenu krize najbolje je razmišljati u mirnom razdoblju. Tako se najbolje možete pripremiti za neugodna iznenađenja:
1. Pokušajte biti iskreni i otvoreni koliko je to moguće u određenoj situaciji, jer će novinari u tom slučaju biti manje sumnjičavi kod budućih kontakata.
2. Prikupite sve informacije i razmislite na koja pitanja ćete morati dati odgovore u slučaju krize.
3. Pripremite se najbolje što možete i za neugodna i provokativna pitanja te situacije „rekla-kazala“.
4. Razmislite o medijima i novinarima s kojima ćete komunicirati u pojedinim fazama krizne komunikacije.
5. Novinare kontaktirajte odmah po pojavi krize, prije nego što saznaju iz drugih izvora.
6. Govorite o informacijama koje imate, nemojte nagađati niti govoriti više nego što je potrebno.
7. Ponašajte se smireno, budite susretljivi i ljubazni, nikako nervozni ili skrušeni.
8. Provjerite sve detalje prije nego što objavite vijest. Spriječite glasine tako što ćete obavijestiti javnost o aktivnostima koje ste poduzeli s ciljem rješavanja krizne situacije.
