Neka osnovna pravila komunikacije s medijima već znaju i vrapci
na grani, no nije loše podsjetiti na česte greške koje viđamo u praksi. U redakcije medija svaki dan stiže i do 50
različitih priopćenja, a stručnjaci tvrde da je više od trećine tih dokumenata
skoro neupotrebljivo. Velike tvrtke zapošljavaju profesionalce koji znaju
kreirati priopćenje ili surađuju s PR agencijama.
No, kakva je situacija s
malim tvrtkama? U malim tvrtkama obično svi rade sve. Upravo iz tog razloga, iz
malih tvrtki često stižu loše pripremljena priopćenja, a razlog je nedostatak vremena
za pripremu, nedovoljna količina znanja ili nepostojanje osobe koja ima
dovoljno iskustva u odnosima s medijima. Upravo iz tog razloga, novinari i
urednici često prigovaraju da pošiljatelji ne navode važne informacije, da
sadržaj priopćenja nije prilagođen mogućnostima medija, da su glavne informacije
skrivene unutar teksta te da više od 80% priopćenja uopće nije pogodno za
objavu te završavaju u košu. Male tvrtke često nemaju dovoljno financijskih
sredstava za učinkovito oglašavanje pa je izgradnja uspješnih odnosa s medijima
od velike važnosti. Veliki broj malih poduzetnika nažalost nije svjestan da
kreiranjem kvalitetnih vijesti može omogućiti svojoj tvrtki prisustvo u
lokalnim i nacionalnim medijima. U tom
slučaju, ulog su kreativnost, uloženo vrijeme i trud.
Kako biste kreirali
profesionalno priopćenje, važno je da su uključeni svi potrebni elementi. Osim
što medijima morate ponuditi vijest, svakako je važno da se pobrinete oko
sljedećeg:
- Kreirajte uočljiv i atraktivan naslov koji privlači pažnju i sažima vijesti iz priopćenja. Najvažniji dio teksta mora se navesti na početku, a najmanje važan na kraju priopćenja.
- Sadržaj priopćenja napišite na maksimalno 2 stranice. Provjerite pravopis barem 2 puta.
- Pošaljite e-mailom ili faksom i naknadno telefonski kontaktirajte osobu na koju je naslovljeno da provjerite je li primila priopćenje i jesu li potrebne dodatne informacije.
- Provjerite jeste li u priopćenju odgovorili na pitanja: tko, što, gdje, kada i zašto (tko je subjekt, o čemu je riječ, kada se dogodilo ili kada će se dogoditi, gdje se dogodilo ili će se dogoditi, zašto je informacija važna i koje je značenje te informacije). Tako ćete provjeriti posjedujete li sve informacije i imate li vijest koju vrijedi objaviti.
- Analizirajte jeste li definirali ciljnu skupinu kojoj je poruka namijenjena.
- Vijest podijelite u najviše 4 odlomka. Poruka mora biti kratka i pregledna, a nikako ne bi smjela sadržavati skraćenice, žargon, neobjašnjive pojedinosti niti nepotrebne superlative.
- Navedite datum objave priopćenja. Uključite kontakt pošiljatelja ili osobe zadužene za komunikaciju s novinarima. Dodajte mjesto i vrijeme pisanja priopćenja.
- Napišite vrijeme objavljivanja, odnosno naglasite ako je vijest spremna za objavu odmah ili je potrebna odgoda, ovisno o vremenu planiranog događaja.
