Usmena komunikacija svašta podnese, ali svaki puta kada
pišete bilo kakav tekst, neovisno je li riječ o poslovnom dopisu koji ide izvan
poduzeća ili je riječ o privatnoj poruci namijenjenoj poslovnoj kolegici, važno
je dobro razmisliti da li bi vam bilo ugodno da to pročita i netko drugi.
Ukoliko pišete o trećoj osobi, važno je pripaziti da nikoga ne uvrijedite niti
ostavite loš dojam. Najmudrije je uopće ne pisati neugodne stvari o drugima, bez
obzira spominjete li imena ili ne. Pisana komunikacija govori o vama, a posebno
treba biti oprezan kod korištenja žargona, neprimjerenih riječi. Istovremeno,
važno je poznavati osnove pravopisa, a svaki tekst pročitati nekoliko puta. Nemojte
biti neodgovorni ni prema sadržaju niti prema formi i pravopisu. U pisanoj
komunikaciji ne mogu se izraziti emocije pa se može dogoditi da se pošiljatelj
poruke želi našaliti, a primatelj poruke ne mora nužno to zaključiti iz
pročitanog teksta što dovodi do nesporazuma. Ukoliko razgovarate telefonom,
važno je svaki dogovor potvrditi i pisanim putem, jer je namjerno ili
nenamjerno nerazumijevanje čest uzrok sukoba i nepotrebnih problema u poduzeću.
Dok razgovarate telefonom, ne činite ništa drugo što vas može ometati ili
dekoncentrirati kako biste mogli pažljivo slušati drugu osobu. U komunikaciji
telefonom ne vidite lice osobe pa je važno koncentrirati se na ton kako ne
biste propustili neki važan trenutak razgovora. Nemojte jesti i piti, držati
ruku na ustima ili raditi nešto drugo tijekom telefonskog razgovora.
Različiti oblici
komunikacije imaju svoje prednosti i nedostatke na koje moramo obratiti
pozornost u obavljanju svakodnevnih aktivnosti. Pisana komunikacija može
uzrokovati brojne probleme u poslovanju i odnosima s javnošću, ali istovremeno
ona ima i svoje brojne prednosti. Važna prednost je da ostavlja trag i možete
se na nju pozvati ukoliko bude potrebno. Ta trajnost pisane komunikacije je
ujedno i prednost i nedostatak u slučaju da ste napisali nešto što ne želite da
svi vide, nešto neugodno ili nešto čega se sramite. Za uspjeh u pisanoj
komunikaciji važno je biti precizan, jasan i točan. Pisana komunikacija može
biti praktična za situacije kada želite o nekim poslovnim aktivnostima ili
dogovorima dobro razmisliti ili ih želite osmisliti kada je za vas
najpovoljnije. To dodatno vrijeme koje tijekom usmene komunikacije nemate, može
umanjiti broj grešaka. Nedostatak pisane komunikacije je i u nemogućnosti
primatelja da postavi dodatna pitanja, da se razjasne nedoumice ili
dvosmislenosti ili postavi pitanje. U telefonskoj komunikaciji važna je
srdačnost i preciznost. Prednosti usmene komunikacije telefonom su u mogućnosti
brzog dogovora u kojem obje strane mogu postavljati pitanja, razjasniti
nedoumice i dogovoriti se oko konkretnih aktivnosti. Međutim, problem u usmenoj
komunikaciji je što nemate vremena razmisliti o nekom problemu niti dugo
smišljati odgovore, jer se od vas očekuje dijalog posebno kada je situacija
hitna.
Ukoliko je povod za pisanu komunikaciju neka teška
situacija, potrudite se nekoliko puta pročitati tekst ili dati nekome od
dobronamjernih kolega koji nisu uključeni u slučaj da ga pročitaju. Njihova
objektivnost će vam pomoći da ispravite eventualne greške ili dopunite tekst da
bude jasniji, precizniji i s manje neugodnih emocija. Nikada nemojte pisati
dopise u ljutnji ili nakon nekog neugodnog događaja, jer ćete prenijeti i
negativne emocije. Ako vas situacija jako uznemiruje, ponekad je dobro otići u
kratku šetnju, popiti kavu ili čak prespavati da napišete neutralan i
profesionalan dopis. Ukoliko se ipak dogodi neugodnost u pisanoj komunikaciji,
važno je ispričati se i pokušati popraviti nedostatak ili grešku, kao i kod
usmene komunikacije. Iskrena isprika može pomoći da se djelomično ispravi
napravljena greška, no trajnost pisane komunikacije neće dopustiti da se
događaj ikada u potpunosti zaboravi. Nakon usmene komunikacije uvijek pisanim
putem pokušajte dobiti potvrdu dogovorenog i napišite kratki zapisnik
dogovorenog. U telefonskom razgovoru češće parafrazirajte da ponovite
dogovoreno, da provjerite jeste li se dobro razumjeli i da u konačnici
zaključite razgovor. U poslovnoj komunikaciji nije od presudne važnosti da se
slažemo, već da se razumijemo.